Pengertian Arsip dan Kearsipan

Pengertian Arsip
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.

Jenis-Jenis Arsip
1. ditinjau dari kepentingannya

• arsip tidak penting adalah arsip yang kegunaannya habis setelah dibaca. contohnya seperti : surat undangan, memo
• arsip biasa adalah arsip yang menmpunyai nilai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa. contohnya : surat-surat niaga.
• arsip penting adalah arsip yang mempunyai nilai kegunaan besar untuk suatu organisasi dalam jangka waktu yang cukup lama. contohnya : surat penjanjian kerjasama
• arsip sangat penting adalah arsip yang mempunyai nilai guna sangat penting bagi suatu organisasi oleh karena itu arsip ini harus disimpan secara terus menerus atau abadi oleh organisasi tersebut. contohnya : surat tanah, surat kepemilikan bangunan dll
• arsip rahasia adalah arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang yang berkepntingan dengan surat tersebut. contohnya : laporan keuangan, strategi pemasaran

2. ditinjau dari  fisiknya atau bentuk wujudnya

• arsip berbentuk lembaran adalah wujud arsip yang berupan tulisan/tertulis. contohnya : surat, memo, akta dll
• arsip visual adalah wujud arsip yang dilihat dapat berupa gambar, lukisan, ukiran, peta dll

3. ditinjau dari masalahnya atau isinya

• financial record adalah arsip yang berisi catatan yang berhubungan kegiatan/ masalah keuangan. contoh : kwitansi, cek, giro, faktur dll
• personal record adalah arsip yang berisi tentang data-data kepeawaian. contohnya : riwyata hidup, surat lamaran pekerjaa, absen pegawai dll
• inventory record adalah arsip yang berisi tentang data-data keadaan barang dagangan. contoh : surat yang memuat tentang jumlah barang, kondisi barang, lokasi/tempat barang trsbt.
• production record adalah arsip yang berisi catatan mengenai keadaan produksi. contohnya laporan produksi
• sales record adalah arsip yang berisi catatan-catatn informasi mengenai penjualan . contoh : surat pesanan, list harga dll

4. ditinjau dari pemiliknya

• berasal dari Lembaga pemerintahan
• berasal dari instansi pemerintah/swasta

5. ditinjau dari fungsinya

• arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan pada umumnya. arsip dinamis dibagi menjadi tiga yaitu : arsip aktif, semi inaktif dan inaktif.
• arsip statis adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus oleh organisasi namun dipergunakan untuk kepentingan masayarakat umum/negara karena bernilai kebangsaan dan hanya dipergunkan sebagai refrensi saja

Pengertian Kearsipan
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie

1. Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).
2. Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Menurut Ensiklopedi Administrasi

1. Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
2. Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

Jadi Kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.