Pengertian Arsip dan Kearsipan

Pengertian Arsip
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.

Jenis-Jenis Arsip
1. ditinjau dari kepentingannya

• arsip tidak penting adalah arsip yang kegunaannya habis setelah dibaca. contohnya seperti : surat undangan, memo
• arsip biasa adalah arsip yang menmpunyai nilai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa. contohnya : surat-surat niaga.
• arsip penting adalah arsip yang mempunyai nilai kegunaan besar untuk suatu organisasi dalam jangka waktu yang cukup lama. contohnya : surat penjanjian kerjasama
• arsip sangat penting adalah arsip yang mempunyai nilai guna sangat penting bagi suatu organisasi oleh karena itu arsip ini harus disimpan secara terus menerus atau abadi oleh organisasi tersebut. contohnya : surat tanah, surat kepemilikan bangunan dll
• arsip rahasia adalah arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang yang berkepntingan dengan surat tersebut. contohnya : laporan keuangan, strategi pemasaran

2. ditinjau dari  fisiknya atau bentuk wujudnya

• arsip berbentuk lembaran adalah wujud arsip yang berupan tulisan/tertulis. contohnya : surat, memo, akta dll
• arsip visual adalah wujud arsip yang dilihat dapat berupa gambar, lukisan, ukiran, peta dll

3. ditinjau dari masalahnya atau isinya

• financial record adalah arsip yang berisi catatan yang berhubungan kegiatan/ masalah keuangan. contoh : kwitansi, cek, giro, faktur dll
• personal record adalah arsip yang berisi tentang data-data kepeawaian. contohnya : riwyata hidup, surat lamaran pekerjaa, absen pegawai dll
• inventory record adalah arsip yang berisi tentang data-data keadaan barang dagangan. contoh : surat yang memuat tentang jumlah barang, kondisi barang, lokasi/tempat barang trsbt.
• production record adalah arsip yang berisi catatan mengenai keadaan produksi. contohnya laporan produksi
• sales record adalah arsip yang berisi catatan-catatn informasi mengenai penjualan . contoh : surat pesanan, list harga dll

4. ditinjau dari pemiliknya

• berasal dari Lembaga pemerintahan
• berasal dari instansi pemerintah/swasta

5. ditinjau dari fungsinya

• arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan pada umumnya. arsip dinamis dibagi menjadi tiga yaitu : arsip aktif, semi inaktif dan inaktif.
• arsip statis adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus oleh organisasi namun dipergunakan untuk kepentingan masayarakat umum/negara karena bernilai kebangsaan dan hanya dipergunkan sebagai refrensi saja

Pengertian Kearsipan
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie

1. Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).
2. Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Menurut Ensiklopedi Administrasi

1. Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
2. Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

Jadi Kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

Materi Administrasi Perkantoran (SURAT)

Materi Administrasi Perkantoran

 

BAB I PENDAHULUAN

A. Diskripsi
Buku ajar ini akan membahas kegiatan belajar mengenai tatacara membuat surat Dinas dengan segala aturan-aturan yang berlakudalam membuat surat Dinas yaitu tentang bentuk-bentuk surat dinas,macam-macam surat dinas, bagian-bagian surat dinas, tata carapenulisan bagian-bagian surat dinas, singkatan-singkatan yang padaumumnya digunakan pada surat dinas, contoh-contohnya, dan tatacara pemrosesan surat masuk dan surat keluar pada suatu Instansi/Organisasi.

B. Uraian Materi

1. Cara Membuat Surat Yang Baik

Surat yang baik adalah surat yang dapat menimbulkan kesan yang baik bagi penerimanya. Kesan yang baik dari surat dapat ditimbulkan dari :

a. Yang kelihatan yaitu : Kerta, Sampul, Tulisan/Ketikan dan Bentuknya.

1. Kertas yang digunakan untuk memebuat surat hendaknya dipilih yang berkualitas baik. Untuk Instansi/Organisasi hendaknya menggunakan kertas HVS dengan kepala surat yang dicetak dengan bagus.
2. Sampul hendaknya dipilih yang berukuran panjang sehingga surat tidak perlu dilipat beberapa kali, untuk dapat dimasukkan kedalam sampul.
3. Tulisan/Ketikan harus jelas sehingga tidak menimbulkan pertanyaan bagi penerima surat. Oleh karena itu kalau tintanya sudah tidak begitu jelas harus segera diganti. Surat juga tidak boleh ada kesalahan ketik. Surat yang ada kesalahan ketik harus segera dibetulkan sebelum surat tersebut dikirim, karena surat yang salah akan menimbulkan kesalah pahaman sehingga dapat menyebabkan surat menyurat yang berkepanjangan.
4. Bentuk surat harus dipilih bentuk yang sesuai dengan aturan yang berlaku, walaupun sebenarnya surat dapat dibuat dengan berbagai macam bentuk

b. Yang tidak kelihatan tapi dapat dirasakan yaitu isinya.

Isi surat agar dapat menimbulkan kesan baik bagi penerimanya maka isi surat tersebut harus : singkat, jelas dan sopan

1. Pada umumnya orang sekarang tidak senang membaca surat yang isinya panjang-panjang oleh karena itu surat hendak singkat, artinya apabia saudara dapat mengemukakan isi surat itu dalam 10 kata, maka jangan dibuat 11 atau 12 kata.
2. Jelas artinya bahwa isi surat tidak boleh menimbulkan pertanyaan bagi penerimanya, sehingga dapat menimbulkan kesalah pahaman. Sebab surat merupakan wakil dari Instansi/Organisasi yang mempunyai arti penting tapi bersifat diam artinya penerima jika tidak jelas tidak akan dapat bertanya karena surat tidak bias ditanya.
3. Sopan, artinya baik kertas, sampul harus dipilih yang berkualitas baik. Tulisan tidak boleh dengan tinta merah sebab warna merah memberikan kesan kemarahan. Surat juga tidak boleh bernada marah, jika saudara sedang marah sebaiknya jangan menulis surat.

2. Bentuk Surat Dinas

Surat dapat dibuat dengan berbagai macam bentuk tetapi dalam praktek hanya satu bentuk saja yang biasa dipakai pada suatu Instansi, Perusahaan atau Organisasi yaitu :

a. Full Block Style
b. Block Style
c. Semi Block Style
d. Hanging Paragraph Style
e. Official Style A
f. Official Style B
g. Simplefied Style
h. Personal Style

Bentuk surat Dinas yang dipakai sekarang menurut Peraturan Menteri Pendidikan Nasional nomor 42 tahun 2006 adalah bentuk Blok Style (Modified), seperti contoh dibawah ini.

3. Macam-Macam Surat Dinas

Ada beberapa macam Surat Dinas yag biasa dilakukan oleh sebuah kantor antara lain sebagai berikut :

a. Surat Dinas
b. Nota Dinas
c. Memo
d. Surat Pengantar
e. Surat Edaran
f. Surat Undangan
g. Surat Tugas
h. Surat Kuasa
i. Surat Pengumuman
j. Surat Pernyataan
k. Surat Keterangan
l. Berita Acara

Keterangan :

a. Surat Dinas merupakan surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan.
b. Nota Dinas adalah surat yang oleh atasan kepada bawahan atau bawahan kepada atasan langsung atau yang setingkat berisikan catatan/pesan singkat tentang suatu pokok persialan kedinasan.
c. Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persialan kedinasan.
d. Surat Pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berfungsi untuk mengantarkan surat, dokumen, barang, dan/atau bahan lain yang dikirim.
e. Surat Edaran merupakan surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundangundangandan/atau perintah.
f. Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan kepada seseorang utnuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.
g. Surat Tugas adalah surat yang berisikan penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan.
h. Surat Kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa.
i. Surat Pengumuman merupakan surat yang berisikan pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum.
j. Surat Pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.
k. Surat Keterangan adalah surat yang berisikan keterangan mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.
l. Berita Acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu ekjadian, tempat kejadian, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut.

4. Surat Dinas

a. Bagian-Bagian Surat Dinas

Bagian-bagian surat dinas adalah sebagai berikut :
1. Kepala Surat (dicantumkan lambang)
2. Tanggal surat
3. Nomor, Lampiran dan Hal
4. Alamat dalam
5. Isi surat
6. Nama Jabatan
7. Tanda tangan
8. Nama pejabat dan NIP
9. Tembusan

b. Cara Pengetikkan Bagian-Bagian Surat

1. Kepala surat biasanya sudah tercetak dengan baik pada kertas surat. Kepala surat minimal terdiri dari nama Instansi, Perusahaan atau Organisasi lengkap dengan alamatnya dan disertai lambing dari Instansi, Perusahaan atau Organisasi yang bersangkutan, namun kalau Kepala surat terpaksa harus diketik maka pengetikkannya dibuat yang simitris dengan huruf-huruf yang menarik.

2. Mengetik tanggal surat perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a. di depan tanggal tidak perlu ditulis nama kota.
b. nama bulan tidak boleh disingkat atau diganti dengan angka
c. pada akhir tanggal tidak perlu diberi tanda baca apapun
d. tahun tidak boleh disingkat

3. Nomor surat
a. Nomor surat terdiri dari : nomor urut surat pada tahun yang bersangkutan, kode surat, tahun pembuatan. Pengetikannya lurus dengan margine kiri.
b. Lampiran diketik di bawah kata Nomor dan menyebutkan jumlah lampiran dan bukan apa yang dilampirkan. Jika tidak ada yang dilampirkan kata lampiran tidak perlu diketik.
c. Kata hal diketik di bawah kata lampiran dan apabila tidak ada yang dilampirkan, kata hal diketik di bawah kata nomor. Hal berisikan inti keseluruhan isi surat dinas.

4. Alamat pada sampul, cara pengetikan alamat pada sampul adalah sebagai berikut :
a. di depan nama jabatan diberi singkatan Yth.
b. tidak diberi kata penyapa seperti Bapak, Ibu, Sdr. (baik pada sampul maupun pada alamat dalam).
c. alamat lengkap penerima.
d. nama kota tidak perlu ditulis dengan huruf besar semua
e. di depan nama kota tidak perlu menggunakan kata di.

5. Alamat dalam diketik dengan ketentuan sama seperti yang diatur pada sampul surat tanpa alamat lengkap.
Jika alamat tersebut menunjuk nama orang maka penulisannya dengan ketentutan sebagai berikut :
a. di depan nama diberi kata Yang terhormat dan disingkat Yth.
b. tidak boleh melebihi separo dari lebar kertas
c. nama tidak boleh diputus (ganti baris)
d. Jika namanya panjang sehingga melebihi separo dari lebar kertas maka dapat disingkat dan singkatan hendaknya sesuai dengan yang dikehendaki oleh yang punya nama sepanjang penulis surat mengetahuinya.
e. akhir baris dari alamat tidak perlu diberi tanda baca apapun.

6. Isi surat, yang perlu diperhatikan pada penulisan isi surat adalah sebagai berikut :
a. Jarak baris menyesuaikan dengan banyak sedikitnya isi surat. Dapat dibuat dengan jarak baris 1, 1,5 atau 2 spasi.
b. Diusahakan jangan terlalu menggantung atau terlalu kebawah. (hendaknya menulis surat seperti menempatkan foto pada pigura)
c. Diusahakan hanya menggunakan 1 lembar kertas, jika terpaksa harus menggunakan lembar ke 2 (dua), maka pada lembar ke 2 (dua) ditulis dengan ketentuan sebagai berikut :

1) ketikan yang paling atas lebih kurang 4 cm dari atas kertas.
2) kertas yang dipakai untuk lembar ke 2 (dua) kualitasnya harus sama dengan kertas yang dipakai pada lembar pertama.
3) sekurang-kurangnya pada halaman ke dua terdiri dari 3 (tiga) baris dan bukan tiga kalimat.
4) pertama di sebelah kiri atas ditulis nama penerima, di tengah-tengah angka 2 (yang menunjukkan halaman ke 2) dan paling kanan atas adalah tanggal surat.
5) Contoh Penulsan Surat pada Halaman 2 (dua) Drs. Marimin, M.Pd. 2 20 Juli 2008 Kepada dosen di lingkungan Unnes, dimohon kesadarannya untuk memeriksa, mengisi dan melengkapi portofolio yang telah disediakan supaya tidak terjadi hal-hal yang merugikan dosen. Hal teknis pengisian portofolio dosen dapat dikonsultasikan kepada UPT Komputer.


7. Kelompok tanda tangan terdiri dari jabatan, tanda tangan, nama terang, NIP dan Cap Dinas.

a. Jabatan diketik di sebelah kanan bawah, diakhiri tanda koma (,) dan dengan huruf besar pada awal kata.
b. Nama terang diketik dengan huruf besar pada setiap awal kata dan tidak perlu diapit dengan tanda kurung.
c. Nama dapat mencantumkan gelar akademik ( Drs. SH, Dr.dll.)
d. NIP diketik dengan huruf besar semua tanpa diakhiri tanda titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak.
e. Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi tanda tangan.

8. Tembusan yang perlu diperhatikan dalam pengetikan adalah sebagai berikut :

a. diketik lurus dengan margine kiri.
b. diketik sebaris dengan nama pejabat.
c. diakhiri dengan titik dua (:)
d. tanpa digaris bawah.
e. jika yang diberi tembusan lebih dari satu maka diberi nomor urut.
f. tidak ada kata arsip atau pertinggal.


5. Nota Dinas
Surat dinas yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan Kepada atasan langsung, atau yang setingkat berisikan catatan/pesan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan.

a. Bagian-bagian Nota Dinas
1. kepala Nota Dinas

2. Pembuka Nota Dinas, terdiri dari :
1. kata Nota Dinas
2. nomor
3. tujuan Nota Dinas
4. asal Nota Dinas dan
5. hal Nota Dinas.

3. Isi Nota Dinas

4. Penutup Nota Dinas, terdiri dari :
1. tanggal Nota Dinas
2. jabatan penanda tangan
3. nama pejabat penanda tangan
4. tanda tangan
5. NIP
6. cap dinas dan
7. tembusan apabila ada.


b. Cara Pengetikan Bagian-Bagian Surat Dinas
1. Kepala Nota Dinas dibuat dengan ketentuan sama seperti membuat kepala surat dinas.
2. Kata nomor diketik di bawah kata Nota Dinas dengan posisi sejajar.
3. Tujuan dihaluli dengan kata terhormat dan disingkat Yth, dan diketik dibawah kata Nomor.
4. Asal Nota Dinas didahului dengan kata dari, diketik sejajar dan dibawah singkatan Yth, dan diikuti dengan tanda baca : (titik dua).
5. Kata hal diketik di bawah kata dari, sebaris dengan asal surat diikuti dengan tanda baca : (titik dua)
6. Isi Nota Dinas diketik di bawah sejajar dengan kata hal.
7. Pendahuluan, isi pokok, dan kalimat penutup diketik dengan ketentuan sama seperti pada surat dinas.
8. Tanggal pada Nota Dinas diketik di sebelah kanan bawah di bawah baris terakhir dari isi Nota Dinas.
9. Tanggal tidak disertai nama tempat pembuatannya.
10. Nama jabatan penanda tangan diketik di bawah dan sejajar dengan tanggal, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata.
11. Nama pejabat penanda tangan, tanda tangan, NIP, cap dinas dan tembusan dibuat dengan ketentuan sama seperti surat dinas.

6. Memo
Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan. Adapun bagian-bagian Memo adalah sebagai berikut :
a. Kepala Memo dibuat sama dengan surat dinas atau nota dinas.
b. Pembuka, Isi, dan penutup Memo dibuat sama surat dinas atau nota dinas.
c. Memo biasanya dibuat dengan kertasn yang ukurannya berbeda dengan surat dinas. Memo biasanya menggunakan kertas HVS etapi dibagi 2 (dua).

7. Surat Pengantar
Surat Pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat ang berfungsi untuk mengantarkan surat, dokumen, barang, dll. Surat pengantar dapat dibuat dengan bentuk seperti surat dinas biasa dan dapat pula dibuat dengan bentuk berkolam.

Bagian-bagian surat Pengantar :
a. kepala surat
b. pembuka surat yang terdiri dari :
· kata surat Pengantar
· nomor dan
· tujuan surat
d. isi surat dan
e. penutup surat

Cara penulisan Pengantar :
Surat Pengantar yang berbentuk surat dinas biasa dibuat dengan ketentuan sama dengan cara membuat surat dinas, sedangkan surat pengantar yang berbentuk kolom dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Kata Surat Pengantar diketik di bawah dan simiris dengan garis bawah kepala surat, menggunakan huruf kapital
2. Kata Nomor diketik di bawah Kata Surat Pengantar dan simi
3. Tujuan surat pengantar didahului dengan kata Yang terhormat, yang disingkat Yth, diketik di bawah nomor diikuti nama jabatan dan alamat lengkap yang dituju tanpa didahului kata depan di pada nama tempat tujuan.
4. Isi surat pengantar yang berbentuk surat dinas biasa dibuat dengan ketentuan sama seperti kalau membuat surat dinas, sedangkan surat pengantar yang berbentuk kolom terdiri atas : nomor urut, isi surat/barang, jumlah dan keterangan dengan garis kolom diketik di bawah tujuan surat dan sejajar dengan singkatan Yth.
5. Penutup surat pengantar yang berbentuk surat dinas biasa dibuat dengan ketentuan sama dengan kalau membuat surat dinas,sedangkan surat pengantar yang berbentuk kolom penutupnya terdiri atas:
a. tanggal surat
b. nama jabatan penanda tangan
c. nama pejabat penanda tangan
d. tanda tangan
e. NIP
f. cap dinas
g. tembusan apabila ada
6. Tanggal surat pengantar yang berbentuk kolom diketik dikanan bawah di bawah garis kolom, tanpa nama tempat pembuatannya.
7. Nama jabatan penanda tangan diketik sejajar dengan tanggal menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata.
8. Nama pejabat, tanda tangan, NIP, cap dinas dan tembusan dibuat dengan ketentuan sama dengan kalau membuat surat dinas biasa.

8. Surat Edaran

Surat Edaran merupakan surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundangundangan dan/atau perintah,

Bagian-bagian surat Edaran :
Surat edaran terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :
a. Kepala surat
b. pembuka surat, terdiri dari :
1. kata Surat Edaran
2. nomor
3. lampiran
4. hal dan
5. tujuan surat
c. isi surat
d. penutup surat, terdiri dari :
1. tanggal surat
2. nama jabatan penanda tangan
3. tanda tangan
4. NIP
5. cap dinas
6. tembusan apabila ada




Cara Pengetikan Bagian-Bagian Surat Edaran
1. Kepala surat diketik sama seperti ketentuan yang berlaku pada surat dinas biasa.
2. Kata Surat Edaran diketik ditengah-tengah setelah garis bawah kepala surat dan menggunakan huruf capital.
3. Nomor diketik disebelah kiri dan di bawah kata Surat Edaran.
4. Kata lampiran diketik di bawah dan sejajar dengan kata nomor dengan menyebutkan jumlah lampiran.
5. Kata hal diketik di bawah dan sejajar dengan kata Lampiran.
6. Penulisan alamat tujuan Surat Edaran didahullui singkatan Yth, diketik di bawah dan sejajar dengan kata Hal, diikuti nama jabatan dan alamat yang dituju tanpa didahului kata depan di pada nama tempat tujuan.
7. Awal kalimat isi surat Edaran diketik di bawah dan sejajar dengan nama tempat yang dituju.
8. Tanggal surat diketik disebelah kanan bawah, di bawah garis akhir isi surat edaran tanpa didahului nama tempat pembuatan.
9. Nama jabatan penanda tangan diketik di bawah dan sejajar dengan tanggal, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata.
10. Nama pejabat, NIP, cap dinas dan tembusan diketik seperti surat dinas biasa.

9. Singkatan-Singkatan yang Pada Umumnya dipakai Dalam Surat
1. a.n. (atas nama) penulisan a dan n dengan huruf kecil dan masingmasing diakhiri titik, dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya, sedangkan pertanggungjawaban isi surat tetap di tangan yang memberi kuasa
2. anb. (atas nama beliau), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik (.), dipergunakan jika yang berwenan
3. u.b. (untuk beliau), penulisan u dan b dengan huruf kecil semua masing-masing diakhiri dengan titik (.), dipergunakan jika pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat di bawahnya
4. a.p (atas perintah), penulisan a dan p dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik (.), dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberi kuasa
5. apb. (atas perintah beliau), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik (.), dipergunakan jika Menteri menguasakan penandatanganan surat kepada bahwahannya
6. plh. (pelaksana harian ), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik (.), dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas mengasakan penandatanganan suratkepada pejabat setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat
7. Wks. (wakil sementara), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik (.) dipergunakan jika pejabat yang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan hadir karena tugas, untuk sementara penandatnganan surat oleh pejabat yag setingkat dengan eselonnya
8. u.p. (untuk perintah), penulisannya u dan p dengan huruf kecil semua dan masing-masing diakhiri dengan titik (.), dipergunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.
9. c.q. (casu quo) atau i.c. (in case), dipergunakan untuk menegaskan apa yang dimaksud pada isi surat.

10. Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar
Setiap surat masuk dan surat keluar pada setiap Kantor akan diproses oleh petugassebagai berikut :

Surat Masuk :
1. Menerima surat masuk dari pengantar surat
2. Membaca kebenaran alamatnya, bila ternyata keliru harus segera mengembalikan kepada pengantar surat.
3. Membubuhkan paraf pada buku atau kartu antaran surat.
4. Membuka amplop.
5. eMembuka lipatan surat.
6. Membubuhkan cap tanggal di sebelah kanan atas.
7. Membaca keseluruhan isi surat untuk menentukan pokok soal.
8. Menentukan golongan surat, yaitu vital (V), penting (P), biasa (B), atau tidak penting (T).
9. Menulis golongan surat di sudut kanan atas : V, P, B atau T.
10. Membuat kartu arsip
11. Mencatat surat masuk pada kartu arsip.
12. Menyampaikan surat pada pimpinan.

Surat Keluar :
1. Mengkonsep surat
2. Mengetik surat.
3. Mengecek atau memeriksa kelengkapan surat seperti jumlah pagina (halaman), lampiran, tembusan, dan lain-lain
4. Menyampaikan kepada pimpinan utnuk memintakan tanda tangan
5. Membubuhkan cap dinas.
6. Membubuhkan cap tanggal keluar.
7. Melipat surat.
8. Memasukkan surat kedalam amplop.
9. Mencatat pada kartu antaran surat.
10. Menyerahkan surat beserta kartu antara surat kepada pengantar surat
11. Menulis pokok soal di sudut kanan atas pada arsip
12. Menulis kode golongan surat di sudut kanan atas.
13. Memberi garis merah di bawah pokok soal
14. Mencatat surat keluar pada kartu arsip

D. Rangkuman
Ada pendapat yang mengatakan bahwa setiap orang yang bisa membaca dan menulis pasti dapat membuat surat yang baik dan benar. Pendapat tersebut adalah tidak benar sebab tidak setiap orang yang bisa membaca dan menulis pasti bisa membuat surat dengan baik dan benar. Membuat surat yang baik dan benar ada aturan aturannya yang belum tentu setiap orang tahu. Seperti apa yang telah diuraikan dalam buku ajar ini bahwa surat yang baik itu adalah surat yang dapat menimbulkan kesan yang baik bagi penerimanya, artinya penerima surat mau berbuat sesuai yang dikehendaki sipengirim surat Kita mengenal ada bermacam-macam surat baik surat bisnis maupun surat dinas. Oleh karena pekerjaan kita sehari-hari lebih dekat dengan soal-soal kedinasan maka yang kita bahas dalam buku ini adalah mengenai bagaimana tata cara membuat bermacam-macam surat dinas dengan baik dan benar. Adapun surat dinas yang sering dikerjakan di kantor antara lain : Surat Dinas biasa, Nota Dinas, Memo, Surat Pengantar, Surat Edaran, Surat Undangan, Pengumuman dll. Penulisan masing-masing surat tersebut saling berbeda satu sama yang lainnya, oleh karena itu kita harus memahami betul tata cara/aturan pembuatan surat-surat dinas tersebut. Seperti misalnya bentuk surat dinas yang dipakai jaman dulu dengan jaman sekarang sudah berbeda, dulu bentuk surat dinas yang dipakai adalah Official Style tetapi sekarang surat dinas sudah beralih ke bentuk Block Style karena bentuk ini dirasa lebih efisien membuatnya dan juga bentuknya pun indah. Dalam surat dinas juga terdapat bermacam-macam singkatan yang lazim digunakan seperti misalnya : a.n. ; u.b. ; c.q. dsb. Singkatan-singkatan ini harus kita pahami tentang artinya dan bagaimana penggunaannya di dalam surat, jika kita ingin dapat membuat surat yang baik dan benar. Pemrosesan surat masuk dan surat keluarpun tidak kalah pentingnya dari pada pekerjaan membuat surat. Sebab surat bias dijadikan arsip bagi Instansi/organisasi yang dapat memberikan informasi-informasi penting bagi pelaksanaan pekerjaan kantor. Ada pepatah mengatakan bahwa “orang dapat lupa, tapi arsip tidak akan lupa” Surat juga merupakan wakil dari Instansi/Organisasi dimana kita bekerja sehingga kalau surat yang kita buat itu jelek akan memberikan kesan yang jelek pula terhadap Instansi/organisasi dimana kita bekerja.

Pengertian Dan Macam-macam Surat

Pengertian Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.
Jenis Surat
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.
Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:
1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas
Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:
1.Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2.Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3.Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4.Penggunaan ragam bahasa resmi
5.Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6.Ada aturan format bakuBagian-bagian surat resmi:
· Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga
· Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
· Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
· Hal, berupa garis besar isi surat
· Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
· Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
· Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
· Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
· Penutup surat
Penutup surat, berisi:
1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
· Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan
Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.
Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas:
1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu
Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini:
· Kepala surat
· Tempat dan tanggal pembuatan surat
· Nomor surat
· Lampiran
· Hal atau perihal
· Alamat tujuan
· Salam pembuka
· Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :
1. paragraf pembuka
2. isi surat
3. paragraf penutup
· Salam penutup
· Tanda tangan dan nama terang

Tujuan Dan Fungsi Kantor

TUJUAN DAN FUNGSI KANTOR

Menurut Mills (1984:9). tujuan kantor didefinisikan sebagai pemberian pelayanan komunikasi dan perekaman. Dari definisi tersebut, Mills memperluas menjadi fungsi kantor (pekerjaan yang dilakukan) yakni sebagai berikut.

a. Menerima informasi (to receive information).

Menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.

b. Merekam dan menyimpan data-data serta informasi (to record information).

Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum (seperti anggaran dasar dan anggaran rumah tangga suatu perseroan terbatas), atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan seperti rincian negosiasi. transaksi, operasi, korespondensi, pesanan, faktur, atau ringkasan rincian seperti laporan keuangan, laporan persediaan, dan analisis penjualan.

c. Mengatur informasi (to arrange information).

Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang berbeda dan membuat perhitungan/pembukuan. Kantor bertanggung jawab memberikan informasi dalam bentuk terbaik dalam melayani manajemen seperti, penyiapan faktur/kuitansi, penetapan harga, akuntansi, laporan statistik, laporan keuangan, dan laporan pada umumnya.

d. Memberi informasi (to give infinmation).

Bila manajemen meminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor memberikan informasi tersehut dari rekaman yang tersedia. Sebagian informasi yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersilat khusus. Informasi-formasi tersebut diberikan baik secara lisan maupun tulisan. Contoh informasi tersebut adalah pesanan. anggaran, faktur,kuitansi, laporan perkembangan, laporan keuangan, dan instruksi yang dikeluarkan atas perintah manajemen.

e. Melindungi aset (to safeguard assets).

Di samping empat tugas di atas, masih terdapat fungsi kantor yang lain, yaitu mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan didalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Misalnya. Melaporkan adanya kekurangan persediaan, melaporkan adanya sejumlah utang yang mungkin tidak terbayar saat akan jatuh tempo, rekaman vital seperti kontrak besar harus dilindungi secara tepat. uang tunai harus disimpan dalam lemari besi maupun di dalam bank. Kantor harus berhati-hati terhadap makna rekaman dan memperhatikan dengan secara hal-hal yang memerlukan tindakan manajemen.

Kelima fungsi di atas harus dilaksanakan dalam setiap organisasi. Di dalam perusahaan kecil yang hanya dikendalikan oleh satu orang, pelayanan kantor secara terpisah (desentralisasi) mungkin tidak diperlukan. Pcmilik perusahaan menerima clan memberikan informasi secara pribadi, di mana sebagian besar rekaman tersimpan dalam ingatan. Akan tetapi, di dalam perusahaan yang lebih besar dan kompleks, direktur pengelola tidak dapat menangani secara pribadi semua fakta yang berhubungan dengan perusahaan. Dengan demikian, pengawasan secara rinci atas penanganan uang tunai dan aset lain tidak dapat dilaksanakan. Jadi, dalam hal ini kantor harus memenuhi fungsi tersebut. Kantor adalah pelayan dari manajemen. Selain lima fungsi di atas, kantor masih memiliki empat fungsi lain, yaitu:

a. Pusat syaraf administrasi dan perencanaan kebijaksanaan
Sebagai badan eksekutil, kantor harus bertindak sebagai pusat administrasi. Administrasi dalam hal ini adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Unsur-unsur dari administrasi: pengorganisasian, personalia, keuangan, komunikasi, tata usaha, dan humas.

b. Perantara
Kantor bertindak sebagai pusat pelayanan yang menghubungkan antar bagian dalam organisasi.

c. Koordinator
Mengawasi dan mengkoordinir seluruh kegiatan organisasi.

d. Penghubung dengan publik
Mengadakan hubungan dengan pihak luar organisasi dan memberikan dukungan terhadap organisasi.

Pentingnya memperhatikan posisi duduk saat di depan komputer

1. Posisi duduk yang benar saat didepan komputer

a.  Bagian Kepala dan Leher
Aturlah agar posisi kepala dan leher tegak dengan pandangan lurus ke depan. Dengan posisi ini kita menjadi lebih nyaman di depan komputer dan tidak akan cepat lelah. Posisi kepala yang menengadah atau menunduk tidak dibenarkan karena akan membuat kita cepat lelah.

b.  Bagian Punggung
Duduk dengan tegak dan rileks merupakan posisi yang benar saat menggunakan komputer. Punggung yang membungkuk dapat menyebabkan rasa sakit.

c.  Bagian Pundak
Usahakan agar posisi pundak tidak terlalu ke bawah atau terlalu tegak.

d. Bagian Lengan dan Siku
Posisi lengan yang baik adalah di samping badan dan siku membentuk sudut lebih besar dari 90 derajat.

e. Bagian Kaki
Gunakan sandaran kaki atau footiest sehingga tungkai berada pada posisi yang nyaman

Agar kesehatan anda tetap terjaga, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut.

• Sesuaikan tinggi kursi dengan tinggi badan anda.
• Usahakan agar jarak monitor dan mata minimal 80 cm.
• Gunakan refresh rate monitor minimal 72 Hz agar mata tidak cepat lelah.
• Gunakan kursi yang memiliki sandaran tangan.
• Atur pencahayaan monitor.

2. posisi duduk yang salah

1. Leher yg tidak sejajar dgn Monitor

2. Monitor yang “menunduk”

3. Hiasan tanaman yang tidak pada tempatnya

4. KeyBoard membentuk sudut dg pergelangan tangan

5. Posisi sinar lampu yg tidak tepat

6. Punggung yang tidak bersandar

7. Menggunakan mouse terlalu jauh, mengakibatkan kejang otot lengan

8. Bantalan yang menekan sisi dalam paha

9. Kaki yang tidak menyentuh lantai

contoh - contoh posisi duduk yang salah saat di depan komputer :

akibat posisi duduk yang salah saat di depan komputer

  a.   Punggung cepat pegal /sakit dan dapat membuat tubuh menjadi bungkuk
  b.   Mata cepat lelah dan berair
  c.   Kepala Terasa Pening karena pencahayaan
  d.   Cepat Ngantuk
  e.   Leher terasa pegal dan berat
  f.    Mudah emosi / marah
  e.   Terkena Penyakit Carpal Tunnel Syndrome
        Penyakit yang terjadi pada pergelangan tangan serta jari yang disebabkan oleh tekanan yang
        sering terjadi pada bagian tersebut. Dan biasanya sering diakibatkan karena terlalu sering
        memakai keyboard dan mouse. Jangan dianggap enteng dengan masalah CPS ini karena
        bisa saja CPS mengakibatkan putusnya sendi pergelangan tangan sehingga tangan tidak
        dapat berfungsi dengan sebagaimana mestinya bahkan mungkin tidak dapat digerakkan
        sama sekali. Penyakit ini dapat disembuhkan bila cepat ditangani. Cara pencegahannya
        dengan melakukan senam tangan seperti :

Mengetik Dengan 10 Jari

Cara Mengetik 10 Jari Pada Komputer

Sosmiadi.com - Cara Mengetik 10 jari menggunakan keyboard qwerty sambil melihat satu persatu huruf yang akan diketik memang sangat melelahkan, sampai-sampai kita saja bisa malas buat mengetik seperti itu terus. Untuk mengatasi hal yang melelahkan ini sebaiknya Anda belajar bagaimana cara mengetik 10 jari. Sebetulnya berlatih mengetik 10 jari itu tidak sulit, kita hanya membutuhkan caranya dan berlatih mengetik sesering mungkin. Saya dulu cara mengetiknya masih satu persatu alias 3 jari, tapi berkat latihan teknik mengetik 10 jari menggunakan mesin ketik manual, jadi kebiasaan sampai sekarang walau sekarang kita sudah beralih ke papan ketik elektronik seperti komputer, yang penting bagaimana Anda tau teknik cara mengetik 10 jari, seperti bagaimana posis letak jari-jari tangan Anda.

Oke untuk awalnya anda harus tau posisi awal jari ditempatkan. Berikut posisi awal jari ditempatkan :

Berikut ini urutan posisi penempatan jari:

Tangan Kiri

Jari Kelingking :
Baris Pertama = ‘ dan 1
Baris Kedua = Tab dan Q
Baris Ketiga = Capslock dan A
Baris Keempat = Shift kiri dan Z
Baris Kelima = Ctrl dan Windows

Jari Manis :
Baris Pertama = 2
Baris Kedua = W
Baris Ketiga = S
Baris Keempat = X

Jari Tengah :
Baris Pertama = 3
Baris Kedua = E
Baris Ketiga = D
Baris Keempat = C

Jari Telunjuk :
Baris Pertama = 4 dan 5
Baris Kedua = R dan T
Baris Ketiga = F dan G
Baris Keempat = V dan B

Ibu Jari :
Baris Kelima = Alt kiri dan Spasi

Tangan kanan

Ibu Jari :
Baris Kelima = Alt kanan dan Spasi

Jari Telunjuk :
Baris Pertama = 6 dan 7
Baris Kedua = Y dan U
Baris Ketiga = H dan J
Baris Keempat = N dan M

Jari Tengah :
Baris Pertama = 8
Baris Kedua = I
Baris Ketiga = K
Baris Keempat = ,

Jari Manis :
Baris Pertama = 9
Baris Kedua = O
Baris Ketiga = L
Baris Keempat = .

Jari Kelingking :
Baris Pertama = 0, -, = dan BackSpace
Baris Kedua = P, [ dan ]
Baris Ketiga = , ;, ‘ dan Enter
Baris Keempat = / dan shift kanan.

Fungsi Jempol kiri dan kanan adalah untuk space bar

Untuk melatih jari adalah dengan belajar mengetik huruf secara kontinue dengan jari sesuai dengan fungsinya contoh :
Dengan membiasakan jari kelingking dengan mengetik huruf : a a a a a a a a a  dst(tidak dengan menekan terus tapi menekan dengan masing masing 1 hentakan ) maka lama-lama jari akan terbiasa. 

Posisi mengetik adalah 50 cm dari layar monitor, dengan letak naskah lebih bagus disebelah kanan atau kiri dengan posisi berdiri (buat papan untuk naskah dengan jepitan) sehingga daerah mata dan pangkal leher tidak cepat pegal. 

Posisi pangkal jari tangan tidak boleh menempel meja atau keyboard karena akan mempengaruh otot-otot di pundak, harus rileks dengan posisi menggantung.

Karakteristik jari

Masing-masing jari kita memiliki karakteristik-karakteristik tersendiri. Ibu jari merupakan jari yang paling kuat, namun tidak mempunyai jangkauan yang panjang dan hanya mempunyai ruang bebas kebagian samping telapak tangan.

Diantara keempat jari yang lain, jari telunjuk merupakan jari yang paling mudah kita gerakkan dan mempunyai kekuatan paling besar untuk menekan, sehingga tidak heran jika dalam sistem mengetik 10 jari, jari telunjuk mempunyai tugas untuk menekan tombol yang paling banyak.

Dibanding jari telunjuk, jari tengah memang lebih sulit untuk digerakkan,namun jari tengah masih dapat dilatih dengan cepat.

Jari manis adalah jari yang sukar digerakkan, lebih sulit dari jari telunjuk dan jari tengah, sehingga sering kali, membutuhkan waktu yang lama untuk merespon perintah untuk menekan tombol tertentu .

Jari kelingking merupakan jari yang paling lemah dalam menekan tombol keyboard. Kita dapat melatih kekuatan jari kelingking dengan cara sering menekan-menekan jari tersebut.

Langkah-langkah latihan mengetik

Untuk menjadi seorang yang mahir mengetik cepat dengan mengetik sistem 10 jari dibutuhkan latihan. Ada beberapa tahap latihan mengetik sistem 10 jari:

 

1.      Menempatkan posisi jari di tombol keybord

Menempatkan posisi jari ditombol keyboard dengan benar merupakan langkah awal yang harus dilakukan dengan benar. Anda harus menempatkan jari yang benar di tombol yang benar sesuai dengan ketentuan letak jari seperti yang sudah dibahas sebelumnya.

Seluruh jari harus menempel di tombol keyboard dengan tekanan yang sama di setiap tombol keyboard. Telapak tangan tidak boleh menempel di keyboard ataupun diatas meja. Bila telapak tangan menempel di meja  atau di keyboard, maka kita akan kesulitan untuk memindahkan jari dari satu tombol ke tombol yang lain.

 

2.      Melatih sebuah jari menekan tombol tertentu

Langkah kedua adalah melatih sebuah jari untuk menekan tombol tertentu. Misalnya melatih jari tertentu untuk menekan tombol huruf J. Untuk melatih jari telunjuk menekan tombol J, tekanlah tombol J kemudian tekan spasi dengan ibu jari, kemudia tekan lagi tombol J, spasi, demikian seterusnya sampai kita telah mengetik huruf J satu halaman penuh. Latihan tersebut juga akan melatih kita untuk menghafal letak huruf –huruf di keyboard.

 

3.      Melatih kombinasi jari 

Setelah berlatih menggunakan jari tertentu untuk menekan tombol-tombol tertentu, maka selanjutnya adalah melatih jari untuk menekan kombinasi tombol, misalnya melatih menekan kombinasi huruf JKFD.

 

4.      Melatih membuat kata

Tahap selanjutnya adalah melatih tangan untuk mengetik sebuah kata secara berulang-ulang, misalnya mengetik kata “rajin” secara berulang-ulang.

 

5.      Mengetik kalimat

Setelah kita mahir mengetik kata, maka kita dapat melanjutkan untuk mengetik kalimat. Ketiklah kalimat-kalimat tertentu, misalnya, “kami sudah berbuat sebelum yang lain memikirkannya”.

Pada saat mengetik kalimat, kita harus tetap disiplin untuk tidak menggunakan jari yang gampang digunakan untuk menekan tombol-tombol keyboard yang bukan tugasnya. Kita harus tetap menggunakan jari yang benar untuk menekan tombol yang benar sesuai dengan ketentuan yang sudah dibahas sebelumnya.

 

6.      Melatih kecepatan mengetik

Selanjutnya adalah melatih kecepatan mengetik. Kecepatan kita mengetik sangat tergantung pada kemampuan kita menerapkan dasar mengetik pada langkah-langkah sebelumnya. Bila kita sudah melatih langkah-langkah diatas dengan benar, maka dengan sedikit latihan kita akan dapat mengetik dengan cepat.

Langkah –langkah latihan mengetik 10 jari

Untuk menjadi seorang yang mahir mengetik cepat dengan mengetik sistem 10 jari membutuhkan latihan. Ada berapa tahap latihan mengetik sistem 10 jari sebagai berikut :

1.menempatkan posisi jari di tombol keyboard

menempat ke tombol posisi jari di keyboard dengan benar merupakan langkah awal yang harus dilakukan dengan benar. Kamu harus menempatkan jari yang benar ditombol yang benar sesuai dengan ketentuan letak jari seperti sudah dibahas sebelumnya.

Seluruh jari harus menempel di tombol keyboard dengan tekanan yang sama disetiap tombol keyboard. Telapak tangan tidak boleh menempel dimeja atau keyboard, kita akan kesulitan untuk memindahkan jari dari satu tombol ketombol lain nya .

2.melatih semua jari menekan tombol tertentu

langkah kedua adalah melatih sebuah jari untuk menekan tombol tertentu, misalnya melatih jari telunjuk untuk menekan tombol J. Untuk melatih jari telunjuk menekan tombol J, tekan lagi tombol J kemudian tekan spasi dengan ibu jari, kemudian tekan lagi tombol J, spasi, demikian seterusnya sampai kita telah mengetik huruf J satu halaman penuh. Latihan tersebut akan melatih kita untuk menghafal letak huruf-huruf di keyboard.

3.melatih kombinasi jari

setelah berlatih menggunakan jari tertentu untuk menekan tombol-tombol tertentu, selanjutnya adalah melatih jari untuk menekan kombinasi tombol, misalnya melatih menekan kombinasi huruf JKFD.

4.melatih membuat kata

tahap selanjutnya adalah melatih tangan untuk mengetik sebuah kata secara berulang, misalnya mengetik kata “Rajin” secara berulang-ulang.

5.mengetik kalimat 

setelah kita mahir mengetik kata, kita dapat melanjutkan untuk mengetik kalimat secara berulang.

Pada saat mengetik kalimat, kita harus tetap disiplin untuk tidak menggunakan jari yang gampang digunakan untuk menekan tombol-tombol keyboard yang bukan tugasnya. Kita harus tetap menggunakan jari yang benar untuk menekan tombol yang benar sesuai dengan ketentuan yang sudah dibahas sebelumnya.

6.melatih kecepatan mengetik

selanjutnya adalah melatih kecepatan mengetik. Kecepatan kita mengetik sangat tergantung pada kemampuan kita menerapkan dasar – dasar tersebut pada langkah-langkah sebelumnya. Bila kita sudah melatih langkah-langkah tersebut dengan benar, dengan sedikit latihan kita akan mengetik dengan cepat.

FUNGSI ADMINISTRASI PERKANTORAN

FUNGSI ADMINISTRASI

Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran, yaitu fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut.

· Fungsi rutin
Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.

· Fungsi teknis
Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai.

· Fungsi analisis
Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif desertai kemampuan mengambil keputusan, seperti memuat keputusan pembelian barang.

· Fungsi interpersonal
Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasi tim.

· Fungsi manajerial
Fungsi manajerial yaitu administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian.

Empat Metode Latihan Cara Mengetik 10 Jari yang Berguna Untuk Produktivias Kerja

 

 

 Cara mengetik 10 jari merupakan sebuah cara mengetik yang memang diharuskan dan diperlukan. Tentu hal ini terkait dengan masalah produktivitas. Seorang bos tidak akan marah ketika dia tahu bahwa pekerjaan mengetik Anda lebih cepat dari dugaannya. Seorang penerbit buku tidak perlu menuggu lama beresnya sebuah buku karena Anda bisa menyelesaikan buku sebelum deadline yang ditetapkan. Semua menyenangkan tapi tentu hal itu bisa terjadi jika Anda bisa mengetik dengan cepat.  Bagaimana jika tidak?
Bila Anda termasuk orang yang tidak bisa mengetik cepat, mulailah mengubah pola. Latihlah pengetikan cepat. Tentu yang paling baik adalah dengan mengetik menggunakan sepuluh jari. Jika hal ini bisa Anda latih, bukan tidak mungkin Anda bisa seperti ilustrasi yang dijelaskan pada pada pertama, seorang yang produktif dalam proses pengetikan. Tentu Anda mau bukan? Maka dari itu mulailah dari sekarang untuk mengetik dengan 10 jari. Tapi bagaimana caranya? Tidak perlu repot ikut kursus, berikut dijelaskan berbagai metode pembelajaran cara mengetik 10 jari yang patut Anda coba.

LATIHAN MANUAL
Tips pertama cara mengetik 10 jari adalah dengan memperhatikan penggunaan jari pada tuts keyboard. Setiap jari mempunyai tugas tertentu untuk menekan tuts. Dan jari keliking merupakan jari yang memiliki tugas paling banyak. Perhatiakan gambar

 

Setelah melihat gambar, selalu ingatlah bahwa sepuluh jari ini perlu dipakai. Tentu hal ini untuk menghilangkan kebiasaan mengetik hanya dengan sebagian jari.  Cara paling mudah untuk melatih jari ini adalah dengan mengetik kalimat berikut ini

"The Quick Browns Fox Jumps Over The Lazy Dog”
Ketiklah kalimat tersebut dalam satu halaman penuh dengan menggunakan 10 jari. Lakukanlah pelan -pelan terlebih dahulu. Terus latih tiap hari. Jika sudah cukup cepat mengetik kalimat tersebut, cobalah mengetik kalimat lain yang memiliki semua abjad. Contoh kalimat lainnya adalah
“Blowzy Red Vixens Fight For a Quick Jump”
Setelah dirasa bisa mengetik dengan cepat dengan kedua kalimat tersebut, Anda pun  bisa memparaktekannya pada tulisan yang lebih panjang. Carilah tulisan yang agak panjang misalnya berita di Internet. Usahakan ketika mengetik, Anda tidak melihat keyboard.

LATIHAN MENGGUNAKAN PROGRAM/APLIKASI
Jika tips pertama terasa terlalu teoritis dan membosankan, maka Anda bisa menggunakan teknik cara mengetik 10 jari dengan bantuan program atau aplikasi. Ada banyak program yang membantu dalam melatih 10 jari. Program-program yang membantu dalam proses belajar mengetik 10 jari diantaranya adalah TIPP10, Typing Master Pro, Typing Tutor, dan sebagainya. Program-program tersebut bisa Anda googling di Internet. Penggunaan program ini sendiri tentu sangat baik untuk mendukung latihan mengetik apalagi bagi pemula.

 

LATIHAN DENGAN BANTUAN SITUS INTERNET
Selain menggunakan program, Anda pun dapat belajar cara mengetik 10 jari dengan bantuan situs.  Dua situs yang berguna dan bermanfaat dalam membantu latihan Anda adalah TypingWeb dan Typeonline. Dua situs ini tentunya  bisa  memberikan Anda lebih semangat dalam berlatih. Mengapa? Ketika dibantu dengan kedua situs ini, Anda tidak hanya dipandu dalam berlatih tetapi dites. Bahkan situs TypingWeb memberikan sertifikasi khusus ketika Anda sudah dirasa memiliki kemampuan yang bisa dibilang mahir. Anda bisa mengunjungi situs TypingWeb disini dan situs Typeonline disini. 

 

LATIHAN MENGETIK CEPAT  YANG MENYENANGKAN
Jika Anda ingin berlatih cara mengetik 10 jari yang lebih menyenangkan dan fun, Anda perlu mencoba games Type Shark. Games yang sudah lama beredar ini merupakan games yang cocok untuk yang ingin berlatih mengetik dengan cepat. Games ini datang dengan konsep  para hius yang harus dibunuh dengan cara mengetikan huruf yang tertera di badannnya. Selain itu adanya panduan mengetik pada bagian menu typyng tutor tentu akan menambah kesan bahwa games  ini menyenangkan dan juga mendidik.

 

Demikianlah empat metode latihan cara mengetik 10 jari yang bisa Anda coba. Anda bisa memilih salah satu metode dari keempat metode di atas. Namun sebaiknya, Anda melakukan metode awal atau metode manual terlebih dahulu. Setelah itu Anda bisa mencoba salah satu dari ketiga metode lainnya. Lakukanlah latihan tersebut dengan konsisten. Jika Anda ingin mahir dengan cepat, latihlah jari Anda dengan sangat rajin. Tidak menutup kemungkinan dengan niat yang kuat dan usaha yang sungguh-sungguh, Anda dalam waktu singkat bisa menjadi seorang yang ahli mengetik dengan cepat.

RUANG LINGKUP DAN PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Pengertian & Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

A.    Pengertian Administrasi Perkantoran

Istilah Administrasi perkantoran dalan kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor). Berikut ini beberapa pengertian manajemen kantor (office management) yang dikemukakan oleh beberap ahli, yaitu sebagai berikut :

1.      William Spriegel dan Ernest Davies

Menurut William Spriegel dan Ernest Davies, dalam bukunya yang berjudul Principles of Bussiness Organization and Operation, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pengudangan dan penjualan.

2.      George R. Terry

George R. Terry mengemukakan dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, manajamen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

3.      Arthur Granger

Menurut Arthur Granger, dalam bukunya yang berjudul National Office Management Association Report, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

4.      William Leffingwell dan Edwin Robinson

William Leffingwell dan Edwin Robinson dalam bukunya yang berjudul Textbook of Office Management, mengemukakan bahwa manajemen kantor sebagai suatu fungsi yang merupakan  cabang dari seni dan ilmu manajemen  yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimanapun pekerjaan itu dilakukan.

Sedangkan W.H. Evans dalam buku Administrasi Perkantoran Modern mendefenisikan administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi pengarahan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi.

Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian  kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

B.     Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Perhatikan pembahasan berikut :

1.      Kegiatan Kantor

Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengoganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini :

a.      Perencanaan Perkantoran (office planning)

Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor .

Perencanaan perkantoran, meliputi :

1)      Perencanaan gedung

2)      Tata ruang kantor

3)      Penerangan/cahaya

4)      Ventilasi

5)      Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6)      Anggaran (budgeting) perkantoran

7)      Standar kualitas kerja,

8)      Sistem informasi dan telekomunikasi

b.      Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)

Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :

1)      Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan.

2)      Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

3)      Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

c.       Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi :

1)      Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.

2)      Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

3)      Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.

4)      Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi

5)      Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar.

6)      Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.

d.      Pengawasan Perkantoran (Office controlling)

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.

Obyek pengawasan perkantoran, meliputi :

1)      Penggunaan peralatan dan perabot kantor

2)      Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3)      Kualitas pekerjaan kantor

4)      Pelayanan kantor

5)      Waktu

6)      Biaya perkantoran

2.      Sarana dan fasilitas Kerja Perkantoran

Sebagaimana telah diuraikan di atas, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan. Di mana didalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau dilakukan kegiatan-kegiatan manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Pengertian ini jika dikembangkan menjadi “perkantoran” akan mengandung arti “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu lokasi kantor, gedung, peralatan, interior dan mesin-mesin kantor. Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut 

a.      Lokasi Kantor

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, antara lain :

1)      Faktor keamanan

2)      Faktor lingkungan

3)      Faktor harga

b.      Gedung

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain :

1)      Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2)      Gedung memiliki fasilitas yang memadai

3)      Harga gedung yang kompettif seimbang dengan biaya dan keuntungan

c.       Peralatan

Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai berikut

1)      Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor.

2)      Perbekalan kantor (office suplies) seperti kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

d.      Interior

Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor,  seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.

e.       Mesin-Mesin Kantor

Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan interior.

PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Pengertian Administrasi Perkantoran - Istilah administrasi dalam kepustakaan di luar negeri disebut office management atau manajemen kantor. namun banyak juga ahli ahli dari yang memiliki pendapat yang berbeda namun pada intinya,pengertian yang di kemukaan para ahli adalah sama.

Berikut Pengertian Manajemen Kantor (Office Management) Menurut Para Ahli :

1.William Spriegel dan Ernest Daview
Menurut Pendapat William Spriegel dan Ernest Davies, yang dituliskan dalam buku beliau yaitu Principle of Business Organization and Operation, Manajemen Perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan dan penjualan.

2.Edwin Robinson Dan William Leffingwell
Menurut Edwin Robinson Dan William Leffingwell dalam buku beliau yang berjudul Textbook of Office Management, mengemukakan bahwa administrasi perkantoran sebagai fungsi,yang merupakan turunan dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kator secara efisien,kapan pun dan dimanapun pekerjaan itu dilakukan.

3.Arthur Granger
Menurut Arthur Granger, dalam buku beliau yang berjudul National Office Management Association Report, administrasi perkantoran adalah fungsi untuk menyelenggarakan tata pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

4.George R.Terry
George R.Terry mengemukakan dalam buku beliau yang berjudul Office Management and Control, administrasi perkantoran adalah perencanaan , pengorganisasian ,perngkordinasian , dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah di tentukan.

Sebenarnya Sir W.H.Evans dalam bukunya yang berjudul administrasi perkantoran modern menjabarkan administrasi perkantoran adalah fungsi yang sangat berkaitan dengan proses manajemen dan proses pengarahan semua tahap operasi dari kantor, seperti  proses pengolahan data, komunikasi dan ingatan organisasi.

Dalam pengertian lain yang disempitkan .administrasi perkantoran adalah segala kegiatan yang sifatnya teknis seperti ketatausahaan dari suatu kantor yang mempunyai peranan yang penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang operatif, menyediakan keterangan untuk pimpinan,dan juga fungsi untuk membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Dan dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bawah administrasi perkantoran atau manajemen kantor ,merupakan rangkaian kegiatan merencanakan,mengorganisasi (mengatur dan menyusun),mengarahkan,mengawasi (melakukan kontrol),serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran dan pekerjaan ketatausahaan.

Tidak terjadinya administrasi perkantoran akan berakibat terjadinya ketidak tertiban dalam pekerjaan ketatausahaan yang akan menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif,menghambat pengambilan kebijaksanaan atau keputusan oleh pimpinan,dan menghambat perkembangan suatu organisasi.